¿Cuánto tiempo pierde RR. HH. buscando documentos de empleados?
Contratos en una carpeta, anexos en el correo de alguien que ya se fue, certificados en un Drive. Con HOLO Humanos el legajo digital de cada colaborador (ficha, historial laboral y documentos) queda en un solo lugar, con roles y permisos y, si lo necesitas, con firma electrónica.
¿Prefieres empezar por tu cuenta? Prueba 7 días
Expediente digitalTodo en la fichaFirma electrónicaSin imprimir ni escanearRoles y permisosCada uno ve lo suyoEl documento existe. El problema es encontrarlo
En empresas de 50 a 500 personas que crecieron rápido, los primeros legajos están en papel, los nuevos en carpetas compartidas y cada responsable guardó las cosas a su manera.
Documentos en cinco lugares
Papel, carpetas compartidas, correos y el Drive de cada responsable. Armar un legajo completo es una búsqueda.
Lo que falta aparece tarde
En una inspección, una baja o un reclamo descubres que el contrato firmado o el anexo no están.
Imprimir, firmar, escanear
Cada contrato, anexo o política pasa por papel y escáner, y nadie sabe qué firmas siguen pendientes.
Datos sensibles a un link
Una carpeta compartida no distingue quién puede ver un contrato, un salario o un certificado médico.
¿Cuántas horas al mes se van en eso? La respuesta no es otra carpeta: es un legajo por persona, con acceso controlado.
Un legajo por colaborador, completo y con acceso controlado
Centraliza la información de colaboradores en una única fuente de verdad: menos errores, más trazabilidad e información siempre actualizada.
Ficha del colaborador
Datos personales, puesto, sede y centro de costo, con el organigrama.
Historial laboral
Altas, bajas y cambios de cada persona, en orden y en un mismo lugar.
Expediente digital
Carga documental en la ficha de cada colaborador, en lugar de carpetas sueltas.
Portal del colaborador
Cada persona consulta sus documentos y solicitudes sin escribirle a RR. HH.
Toda la historia de cada colaborador, en su ficha
Datos personales, puesto, historial laboral y documentos de cada persona en un solo lugar, conectados con el resto de la operación de RR. HH.
- Ficha del colaborador, organigrama e historial laboral
- Expediente digital con carga documental
- Cada persona consulta sus documentos desde el portal del colaborador
- Control de versiones y documentos sensibles (desde Growth)
Firma contratos y anexos sin imprimir
Envía documentos a firmar y sigue cada proceso: inicio, notificación enviada y tarea completada. Sabes en qué estado está cada firma, persona por persona.
- Notificación de firma pendiente a cada colaborador
- Seguimiento de pendientes sin perseguir a nadie por correo
- Panel con el total de firmas por estado
El legajo se arma bien desde el primer día
Con los Journeys de alta, cada ingreso sigue una plantilla con tareas por responsable (RR. HH., IT) y fechas límite. La documentación se pide desde el principio, no cuando alguien la reclama.
- Plantillas reutilizables de onboarding
- Tareas por responsable con fecha límite y estado
- Altas en curso, completadas y con SLA vencido a la vista
Roles y permisos
Cada usuario ve solo lo que le corresponde, con alcances por empresa, país, área, sede o líder.
Auditoría de acciones
Registro de cambios sensibles con usuario, fecha y contexto (plan Enterprise).
Cifrado
Información cifrada en tránsito y en reposo, con aislamiento lógico por cliente.
Backups
Copias de seguridad con políticas de retención. Ver seguridad
Legajo, carpeta, hoja de vida o expediente: cómo se dice en tu país
Cada país tiene su palabra y sus reglas sobre qué guardar, por cuánto tiempo y si vale en formato digital. Elige el tuyo.
Legajo digital en Argentina
Cómo se dice
Para tu equipo
Se habla de legajo o legajo del personal. Lo habitual: legajos viejos en papel y los nuevos repartidos entre carpetas compartidas y correos.
Qué revisar en Argentina
Según el texto vigente de la Ley de Contrato de Trabajo, los libros laborales pueden llevarse en formato digital y los recibos pueden firmarse con firma digital o electrónica.
Eso no vuelve obligatorio el legajo digital: lo que define la norma es qué documentos conservar, en qué formato y por cuánto tiempo. Revísalo con tu asesor antes de destruir originales. HOLO Humanos no emite recibos ni libros laborales.
Carpeta del trabajador en Chile
Cómo se dice
Para tu equipo
Se habla de la carpeta del trabajador o carpeta laboral: contrato y anexos, liquidaciones, constancias de entrega del reglamento interno y del protocolo de la Ley Karin, entre otros.
Qué revisar en Chile
La Dirección del Trabajo indica que la documentación laboral se conserva al menos cinco años desde el término de la relación laboral, y que puede pasarse a formato electrónico con plataformas que cumplan sus requisitos.
Los contratos y sus modificaciones, además, se registran en el Registro Electrónico Laboral (REL) de la Dirección del Trabajo.
Fuente de referencia: Dirección del Trabajo (dictámenes y Registro Electrónico Laboral).
Hoja de vida laboral en Colombia
Cómo se dice
Para tu equipo
Se habla de hoja de vida laboral o historia laboral del trabajador. Ojo: “hoja de vida” a secas también es el currículum.
Qué revisar en Colombia
Conviene conservar de forma permanente los soportes que acreditan el tiempo de servicio y los salarios de cada trabajador: contrato y otrosíes, afiliaciones, cambios salariales y liquidación.
Los datos personales de la historia laboral están protegidos por la ley de habeas data (Ley 1581 de 2012): define quién puede consultarlos.
Fuentes de referencia: Código Sustantivo del Trabajo y Ley 1581 de 2012.
Legajo del personal en Paraguay
Cómo se dice
Para tu equipo
Se habla de legajo del personal. Lo habitual: carpetas físicas por empleado y documentos nuevos que llegan por correo.
Qué revisar en Paraguay
No encontramos en el Código del Trabajo (Ley 213/93) una regla única sobre el legajo digital.
La validez de la firma electrónica, la firma digital y el expediente electrónico está regulada por la Ley 4017/10. Revisa con tu asesor qué documentos conservar y por cuánto tiempo.
Expediente laboral en México
Cómo se dice
Para tu equipo
Para empresas de 50 a 500 colaboradores con sede en México. Se habla de expediente laboral, expediente de personal o expediente digital. Compara el expediente laboral digital vs. papel en México.
Qué revisar en México
Según nuestra guía, la Ley Federal del Trabajo fija plazos mínimos de conservación por tipo de documento, y otras leyes, como las de seguridad social y fiscales, pueden exigir plazos más largos.
HOLO Humanos centraliza los documentos de cada colaborador, pero no certifica el cumplimiento: confírmalo con tu asesor.
La normativa se cita como referencia general y puede cambiar. HOLO Humanos no reemplaza la asesoría laboral ni garantiza el cumplimiento de ninguna norma: valida cada punto con tu asesor o estudio contable.
Índice gratis para revisar qué le falta a cada legajo
Un documento para imprimir o completar en pantalla y saber hoy qué tiene y qué le falta al legajo de cada persona.
- Ficha de identificación del legajo
- Checklist por etapa: identificación, ingreso, seguridad social y salud, relación laboral y egreso
- Columnas para marcar si aplica, si está, dónde está y cuándo vence
- Bloque por país (AR, CL, CO, PY u otro) para completar con tu asesor
Descarga el índice de legajo gratis
Déjanos tus datos y la descarga empieza al instante.
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Crea una ficha de ejemplo
Carga a una persona, sube sus documentos de prueba y define quién puede verlos.
Compáralo con tu carpeta
Usa el índice para ver qué faltaba y cuánto tardas ahora en encontrarlo. Si te sirve, eliges tu plan.
La prueba de 7 días se activa en la demo, sin tarjeta.
El legajo digital está en el plan Core
Plan CoreUS$4,90 / colaborador al mes
US$4,90 por colaborador al mes, mínimo 50 colaboradores (plan Core).
Qué incluye Core para el legajo
- Ficha del colaborador, organigrama e historial laboral
- Documentos y expediente digital, con carga documental
- Portal del colaborador
- Roles básicos e informes operativos esenciales
- Además: asistencia, vacaciones y licencias
Preguntas frecuentes sobre el legajo digital
¿Qué es un legajo digital?
¿Qué debe contener el legajo de un empleado?
¿Cuánto tiempo hay que guardar los documentos de alguien que ya se fue?
¿Tiene validez el legajo en formato digital?
¿Puedo firmar documentos dentro de HOLO Humanos?
¿Quién puede ver cada legajo?
¿Cuánto cuesta y puedo probarlo?
¿Y si hoy armaras tu primer legajo digital?
Agenda una demo de 30 minutos y lo vemos con tu caso real. En la demo te activamos 7 días de prueba para crear una ficha, subir documentos y definir quién puede verlos.
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