Expediente laboral en México: qué conservar, por cuánto tiempo y en qué formato
Qué conservar, por cuánto tiempo y en qué formato
Lo esencial en 60 segundos
- El plazo del artículo 804 es un piso laboral, no la regla completa. Seguirlo al pie destruye documentos que otras leyes todavía exigen conservar.
- La Ley del Seguro Social exige conservar nóminas y listas de raya por cinco años; la normativa fiscal impone plazos propios sobre la contabilidad que incluye la nómina.
- En el otro extremo, la ley de protección de datos personales obliga a suprimir los datos cuando el plazo de conservación termina. Guardar todo indefinidamente también es incumplimiento.
- El artículo 805 presume ciertos los hechos que alegue el trabajador si el patrón no exhibe los documentos del 804. Ese riesgo pesa más que cualquier multa administrativa.
- Desde enero de 2027 se suma el registro electrónico de jornada como obligación separada, con su propia sanción.
El expediente laboral es de esas cosas que solo se vuelven visibles cuando falta algo. Mientras nadie demanda y nadie inspecciona, una carpeta compartida con subcarpetas por persona parece suficiente. El problema aparece el día en que hay que exhibir un documento específico, de una persona específica, de un período específico, y demostrar además que no fue alterado.
Esta guía cubre qué exige la ley, por cuánto tiempo, y las dos preguntas que casi nunca se hacen: qué pasa cuando distintas leyes fijan plazos distintos sobre el mismo documento, y qué obligación existe de destruirlo cuando el plazo termina.
Qué obliga a conservar el artículo 804
El artículo 804 de la LFT enumera cinco categorías y fija plazos distintos para cada una.
| Fracción | Documento | Plazo de conservación | Nota |
|---|---|---|---|
| I | Contratos individuales de trabajo, cuando no exista contrato colectivo o contrato ley aplicable | Mientras dure la relación laboral y hasta un año después | Es el plazo más largo del artículo y el más fácil de cumplir. |
| II | Listas de raya o nómina de personal, o recibos de pago de salarios | Durante el último año y un año después de extinguida la relación | Otras leyes exigen conservarlos bastante más tiempo. |
| III | Controles de asistencia, cuando se lleven en el centro de trabajo | Durante el último año y un año después de extinguida la relación | Desde 2027 se suma la obligación separada de registro electrónico de jornada. |
| IV | Comprobantes de pago de utilidades, vacaciones, aguinaldo, primas, y aportaciones y cuotas de seguridad social | Durante el último año y un año después de extinguida la relación | La seguridad social impone su propio plazo, más largo. |
| V | Los demás que señalen las leyes | Conforme lo señalen las leyes que los rijan | Es la fracción que remite a todo el resto del marco. |
Los plazos del 804 están alineados con el término de prescripción de un año que fija el artículo 516 de la LFT para reclamar derechos laborales. Esa lógica explica por qué son tan cortos: son el mínimo necesario para defenderse de una acción laboral, no un criterio de archivo.
Por qué el plazo laboral no es el plazo real
Acá está el error más frecuente y el más caro. Una empresa que aplica el artículo 804 de forma literal destruye a los dos años documentos que otras autoridades todavía pueden requerir.
La Ley del Seguro Social obliga a conservar nóminas y listas de raya con el detalle de días trabajados y salarios por cinco años. La normativa fiscal impone plazos propios sobre la contabilidad, que incluye los registros de nómina. Y la fracción V del propio 804 remite explícitamente a esas otras leyes.
La regla práctica
El plazo aplicable a un documento es el más largo de todos los que lo alcanzan, no el que fija la ley laboral. Para nóminas y comprobantes de seguridad social, eso significa años, no meses. Definir la política de conservación mirando solo la LFT es el camino más directo a no tener el documento el día que lo pide la autoridad equivocada.
El otro extremo: cuándo hay obligación de suprimir
La reacción intuitiva al párrafo anterior es guardar todo para siempre. También es incumplimiento, y es el punto que casi ningún contenido sobre expediente laboral menciona.
La legislación mexicana de protección de datos personales en posesión de particulares establece que los datos deben conservarse solo mientras sean necesarios para la finalidad que justificó su tratamiento, y que una vez cumplida esa finalidad y agotados los plazos legales de conservación, deben suprimirse mediante un procedimiento documentado.
Un expediente laboral concentra datos personales y, según el caso, datos sensibles: estado de salud en incapacidades, datos de beneficiarios, resultados de exámenes médicos. Conservarlos indefinidamente sin base legal expone a la empresa a un procedimiento por parte de la autoridad de protección de datos, además de ampliar innecesariamente la superficie de riesgo ante una filtración.
La consecuencia de diseño
La política de conservación necesita dos fechas por tipo de documento, no una: cuándo se puede destruir y cuándo se debe. Entre ambas hay una ventana. Un sistema que solo archiva sin gestionar vencimientos deja esa segunda fecha librada a que alguien se acuerde, y nadie se acuerda.
Qué pasa si no puedes exhibirlo
El artículo 805 de la LFT establece que si el patrón no exhibe los documentos que el 804 le obliga a conservar, se presumen ciertos los hechos alegados por el trabajador.
Traducido a la práctica: en un reclamo por horas extras, si la empresa no puede exhibir los controles de asistencia del período, no discute el número de horas que alega el trabajador; parte de él. Esa presunción es la razón por la que el expediente no es un tema administrativo sino de exposición financiera, y es el argumento que conviene llevar cuando se pide presupuesto.
Desde el 1 de enero de 2027 se agrega una obligación separada: la nueva fracción XXXIV del artículo 132 exige registrar electrónicamente la jornada de cada persona trabajadora y proporcionarla a la autoridad cuando la requiera, con sanción de 250 a 5.000 UMA conforme a la fracción IV Bis del artículo 994. Lo desarrollamos en la guía del registro electrónico de jornada.
En qué formato: qué hace que un expediente digital sirva
Digitalizar no es lo mismo que tener un expediente digital válido. Cuatro condiciones separan una cosa de la otra.
- Integridad demostrable. Hay que poder acreditar que el documento no se alteró desde que se generó. En documentos firmados electrónicamente, eso se resuelve con una constancia de conservación emitida por un prestador de servicios de certificación acreditado, que aporta además fecha cierta.
- Trazabilidad de acceso. Registro de quién consultó, descargó o modificó cada documento. Es requisito de protección de datos y es lo que permite responder a una autoridad sobre quién tuvo acceso a información sensible.
- Control de accesos por rol. No todo el equipo de RR.HH. necesita ver el expediente médico de nadie. El principio de mínimo acceso no es una buena práctica de TI: es una obligación de protección de datos.
- Recuperabilidad en plazo razonable. Conservar y poder exhibir no son lo mismo. Un archivo comprimido en un servidor cumple la primera parte y falla la segunda. Si la autoridad pide el expediente de una persona para un período determinado, la diferencia entre resolverlo en minutos o en días está en cómo se organizó el archivo.
Ese conjunto de condiciones es lo que distingue un repositorio de un expediente defendible. Definir desde el inicio quién accede a qué y con qué trazabilidad es más barato que reconstruirlo después de una observación.
Cómo armar la política en cuatro pasos
- Inventariar por tipo de documento, no por persona. Contratos, recibos, controles de asistencia, comprobantes de seguridad social, incapacidades, políticas firmadas, evaluaciones. Cada tipo tiene su propio plazo y su propio nivel de sensibilidad.
- Asignar a cada tipo el plazo más largo que lo alcance. Cruzando obligación laboral, de seguridad social y fiscal. Documentar de dónde sale cada plazo, porque es lo primero que va a preguntar el auditor.
- Definir la fecha de supresión y el procedimiento. Qué se destruye, cuándo, quién autoriza y cómo queda constancia de que se hizo. Sin procedimiento documentado, la supresión tampoco se puede acreditar.
- Configurar los vencimientos en el sistema, no en un recordatorio. Una política de conservación que depende de que alguien revise una hoja de cálculo cada trimestre no es una política: es una intención.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo debe conservar el patrón el expediente laboral en México?
Depende del documento. Los contratos individuales, mientras dure la relación y hasta un año después. Nóminas, controles de asistencia y comprobantes de prestaciones, durante el último año y un año después de extinguida la relación, conforme al artículo 804 de la LFT. Pero otras leyes imponen plazos más largos sobre los mismos documentos, y prevalece el más largo.
¿El expediente puede ser totalmente digital?
Sí, siempre que se pueda acreditar la integridad del documento, su fecha, quién accedió a él y que se pueda exhibir en un plazo razonable. Digitalizar sin esas condiciones cumple la forma pero no la función.
¿Qué pasa si no puedo exhibir un documento en un juicio?
El artículo 805 de la LFT establece que se presumen ciertos los hechos alegados por el trabajador. En reclamos por horas extras, esa presunción suele pesar más que cualquier multa administrativa.
¿Tengo que destruir los expedientes cuando vence el plazo?
La normativa de protección de datos personales obliga a suprimir los datos una vez cumplida la finalidad y agotados los plazos legales de conservación, mediante un procedimiento documentado. Conservar indefinidamente sin base legal es incumplimiento.
¿Qué documentos son datos personales sensibles?
Los relacionados con salud, entre ellos incapacidades y exámenes médicos, y según el caso datos de beneficiarios. Exigen medidas de seguridad reforzadas y acceso restringido, no el acceso general del área.
¿El registro electrónico de jornada reemplaza al control de asistencia del artículo 804?
No: se suman. El 804 mantiene la obligación de conservar y exhibir los controles de asistencia, y desde enero de 2027 la fracción XXXIV del artículo 132 agrega la obligación de registrar electrónicamente la jornada y entregarla a la autoridad cuando la requiera, con su propia sanción.
¿Puedo conservar solo la versión digitalizada y destruir el papel?
Es práctica común, con la condición de que la digitalización cumpla los requisitos de conservación de mensajes de datos aplicables y quede constancia del proceso. Conviene validarlo con asesoría legal antes de destruir originales.
Este contenido tiene carácter informativo y no constituye asesoría legal. Los plazos de conservación aplicables a cada documento dependen de la normativa laboral, de seguridad social, fiscal y de protección de datos vigente; valida tu política con asesoría especializada.
La prueba de cinco minutos para tu expediente laboral
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- su contrato vigente y la última modificación;
- los documentos que integran su expediente;
- vacaciones, licencias o ausencias relevantes;
- la constancia o evidencia de aceptación que corresponda;
- el registro de jornada de un período determinado;
- quién modificó un documento o dato y cuándo.
Si encontrar esa información requiere recorrer carpetas, correos o sistemas distintos, el riesgo no es solo de productividad: también aumenta la dificultad para conservar y exhibir evidencia.
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