Calendario de vacaciones de empleados: cómo organizarlo en 6 pasos
GUÍA PRÁCTICA · RECURSOS HUMANOS
Equipo HOLO Humanos · Actualizado el 22 de octubre de 2026 · Para empresas de 50 a 500 colaboradores
Lo esencial en 30 segundos
- La cantidad de personas que pueden faltar a la vez la decide tu empresa: escríbela como regla de cobertura.
- Días, aviso previo y división de las vacaciones cambian por país: abajo resumimos AR, CL, CO, MX y PY con su fuente oficial.
- Un calendario sirve si el líder lo mira antes de aprobar, no después.
Llega diciembre y tres personas del mismo equipo pidieron la misma semana: una por chat, otra por correo y la tercera en el pasillo. Y otra persona del área está con licencia por enfermedad que nadie anotó.
En esta guía vemos qué incluir en un único calendario de ausencias, qué dice la ley de cada país sobre la fecha y la división de las vacaciones, y seis pasos para que dejen de superponerse.
¿Qué es un calendario de vacaciones y ausencias del equipo?
Es la vista compartida que muestra, día por día, quién está de vacaciones, con licencia o ausente, y qué días son feriado. Complementa el control de cada solicitud: permite ver el efecto de un pedido sobre todo el equipo antes de aprobarlo.
El control de vacaciones responde «cuántos días le quedan a esta persona». El calendario de ausencias responde «quién cubre este puesto la semana del 20». Si tu empresa está en México y quieres ver la tabla de días por antigüedad y cómo llevar cada solicitud, la explicamos en control de vacaciones de empleados en México.
¿Qué ausencias conviene poner en el mismo calendario?
Todas las que dejan un puesto sin cubrir:
| Tipo de ausencia | Quién la inicia | Qué conviene registrar |
|---|---|---|
| Vacaciones | La persona, o la empresa cuando fija la fecha | Fechas, días que descuenta del saldo y quién aprobó |
| Licencias por enfermedad | La persona o RR.HH. en su nombre | Fechas y certificado adjunto |
| Licencias especiales (nacimiento, matrimonio, fallecimiento de un familiar, examen) | La persona | Motivo, fechas y comprobante, según lo que fije la ley o el convenio |
| Permisos y ausencias puntuales | La persona | Motivo, horas o días y aprobación del líder |
| Feriados y días no laborables | RR.HH., por país o sede | Calendario laboral de cada lugar de trabajo |
¿Cómo organizar las vacaciones de los empleados sin que se superpongan?
Se organizan con una vista única, una política escrita y una regla de cobertura que el líder revisa antes de aprobar. Estos seis pasos sirven para una empresa de 50 a 500 colaboradores, con una o varias sedes.
Paso 1
Junta todas las ausencias en una sola vista
Vacaciones, licencias, permisos y feriados van en el mismo calendario. Si las licencias viven en otra carpeta, el líder aprueba sin saber que ese día ya falta alguien.
Paso 2
Escribe la política de vacaciones
Define los días por antigüedad, si el año se renueva el 1 de enero o en el aniversario, si se cuentan días hábiles o corridos, cuántos se arrastran y cuándo vencen. El piso es la ley de cada país y el convenio.
Paso 3
Carga los feriados de cada país o sede
Un feriado de Argentina no lo es en Colombia. Con un calendario laboral por país, los días de cada solicitud se cuentan bien.
Paso 4
Fija cuántas personas pueden faltar a la vez
Es una regla interna, no legal: por ejemplo, no más de una persona por puesto clave o no más del 20% de un área en la misma semana. Escríbela en la política para que el líder la aplique igual con todos.
Paso 5
Usa un solo canal para pedir y aprobar
Todas las solicitudes entran por el mismo lugar, con anticipación mínima y aprobación del líder. Si la empresa es la que fija la fecha, comunícala por escrito con el aviso que pide la ley de tu país.
Paso 6
Revisa saldos y vencimientos cada mes
Mira quién acumula días por vencer y quién no planificó sus vacaciones, para que en diciembre no quiera salir medio equipo.
¿Quién decide cuándo se toman las vacaciones?
En general, la empresa fija u organiza la fecha, con plazos y avisos que cambian por país. Por eso el calendario tiene que mostrar también hasta cuándo hay que otorgar los días de cada persona.
| País | Quién fija la fecha y cuándo | Aviso previo | Fuente |
|---|---|---|---|
| Argentina | El empleador las concede entre el 1 de octubre y el 30 de abril, salvo acuerdo. Si no salen todos juntos, cada persona debe tenerlas en verano al menos una vez cada tres años | Por escrito, con al menos 30 días | LCT, art. 154 (texto según Ley 27.802) |
| Chile | De preferencia en primavera o verano, según las necesidades del servicio. Quien tiene el cuidado personal de un niño o niña menor de 14 años (o de un adolescente con discapacidad o dependencia) tiene preferencia en las vacaciones escolares | La persona con preferencia lo pide con al menos 30 días | Código del Trabajo, art. 67 |
| Colombia | El empleador señala la época a más tardar dentro del año siguiente, de oficio o a pedido de la persona, sin perjudicar el servicio | 15 días | CST, art. 187 |
| México | Las vacaciones se conceden dentro de los seis meses siguientes a completar cada año de servicios | Constancia anual con antigüedad, días y fecha de disfrute | LFT, art. 81 |
| Paraguay | El empleador señala la época dentro de los seis meses siguientes a la fecha en que nace el derecho y puede organizar turnos | Por escrito, con 15 días | Código del Trabajo, art. 222 |
En la práctica, la persona propone fechas y el líder las aprueba mirando la cobertura del área.
¿Cuántos días de vacaciones corresponden en cada país?
Dependen de la antigüedad y del país, y no se cuentan igual: algunos usan días corridos y otros hábiles. Ese dato define cómo configuras la política de vacaciones.
| País | Cómo se dice | Días mínimos por año | Cómo se cuentan |
|---|---|---|---|
| Argentina | Vacaciones o licencia ordinaria | 14 días hasta 5 años de antigüedad; 21 de 5 a 10; 28 de 10 a 20 y 35 con más de 20 | Días corridos (LCT, art. 150) |
| Chile | Feriado anual o feriado legal | 15 días hábiles con más de un año; desde los 10 años trabajados, un día más por cada 3 nuevos años | Días hábiles; el sábado se considera inhábil (arts. 67 a 69) |
| Colombia | Vacaciones | 15 días hábiles consecutivos por cada año de servicio | Días hábiles (CST, art. 186) |
| México | Vacaciones (vacaciones dignas) | 12 días con más de un año; suben 2 por año hasta 20 y, desde el sexto año, 2 por cada 5 años | Días laborables (LFT, art. 76) |
| Paraguay | Vacaciones | 12 días hasta 5 años de antigüedad; 18 de 5 a 10 y 30 con más de 10 | Días hábiles corridos (art. 218, texto de la Ley 496/95) |
Estos son los mínimos legales generales; los convenios colectivos o la política de tu empresa pueden dar más. Para México, la tabla completa por años de servicio está en la página de control de vacaciones.
¿Se pueden fraccionar las vacaciones?
Sí, pero con límites distintos en cada país. Antes de aprobar unas vacaciones en partes, revisa cuál es el bloque mínimo que pide la ley:
| País | ¿Se pueden dividir o acumular? | Fuente |
|---|---|---|
| Argentina | Sí, por acuerdo entre las partes, en tramos de al menos 7 días | LCT, art. 154 |
| Chile | El feriado es continuo, pero lo que exceda de 10 días hábiles puede fraccionarse de común acuerdo. Se puede acumular hasta dos períodos | Código del Trabajo, art. 70 |
| Colombia | Al menos 6 días hábiles continuos por año; el resto se puede acumular por acuerdo hasta por dos años | CST, art. 190 |
| México | Al menos 12 días continuos; el resto, como lo decida la persona trabajadora | LFT, art. 78 |
| Paraguay | Solo a pedido de la persona, en fracciones de al menos 6 días hábiles consecutivos. Se pueden acumular dos años si la persona lo pide | MTESS (Res. 1290/2024) y art. 224 |
Fuentes oficiales: LCT 20.744 (InfoLEG) · Código del Trabajo (BCN Chile) · CST (Senado de Colombia) · LFT (Cámara de Diputados, DOF 14-05-2026) · Ley 496/95 (BACN Paraguay) · MTESS
¿Cuándo deja de alcanzar una hoja de cálculo para las vacaciones?
Alcanza mientras una sola persona la lleva y el equipo es chico. Con varios líderes, sedes o países, el problema pasa a ser que el pedido, la aprobación y el calendario estén en el mismo lugar.
| Criterio | Hoja de cálculo compartida | Software de RR.HH. |
|---|---|---|
| Pedidos | Llegan por chat o correo y alguien los copia | La persona pide desde su portal o el celular |
| Aprobación | Un «sí» en un mensaje, sin registro | El líder aprueba o rechaza y queda el historial |
| Historial | Mensajes sueltos difíciles de rastrear | Cada solicitud queda registrada con su estado |
| Superposiciones | Se detectan tarde, si alguien mira | El líder ve el calendario del equipo antes de aprobar |
Si estás por dar ese paso, en cómo dejar Excel en RR.HH. sin romper la operación detallamos qué limpiar antes de migrar y en qué orden hacerlo.
¿Cómo arma HOLO Humanos el calendario de vacaciones y licencias?
HOLO Humanos es un software de Recursos Humanos de RD-IT para empresas de 50 a 500 colaboradores en Argentina, Chile, Colombia, México y Paraguay. Reúne asistencia, vacaciones, licencias y ausencias en el módulo Tiempos, con un calendario del equipo para líderes y RR.HH. y un calendario personal para cada colaborador.
- Solicitudes de vacaciones desde el portal del colaborador, con aprobación o rechazo del líder e historial de cada pedido.
- Solicitudes de licencias con adjuntos y aprobación del líder, también para cancelaciones y modificaciones. RR.HH. puede cargar una licencia en nombre de otra persona.
- Calendario del equipo y Mi calendario: el líder ve quién falta cada día antes de aprobar, y cada persona ve sus propias fechas.
- Calendario laboral de feriados por país o sede.
- Desde el celular, con la app web instalable: pedir vacaciones o licencias y aprobarlas. No es una app nativa ni envía notificaciones push; los avisos llegan por correo y a la bandeja de la plataforma.
- Informes de ausencias y vacaciones, exportables en CSV compatible con Excel.
HOLO Humanos no trae reglas legales por país: no calcula los días que marca cada ley ni calcula la nómina. Valida los tramos de tu política con tu asesor laboral. La regla de cobertura la aplica quien aprueba, mirando el calendario del equipo.
Para ordenar también fichajes y cierres de mes en Argentina, mira la guía de control de asistencia de empleados en Argentina. Si en México vas a reorganizar turnos por la reforma de 40 horas, planifica las vacaciones en el mismo calendario.
Ver el software de control de asistencia de HOLO Humanos · Solicitar una demo
¿Cuánto cuesta un calendario de vacaciones con HOLO Humanos?
Vacaciones, licencias y calendarios están incluidos en todos los planes. Core cuesta US$4,90 por colaborador al mes, mínimo 50 colaboradores.
| Plan | Incluye | Precio mensual |
|---|---|---|
| Core | Asistencia, vacaciones y licencias, calendarios, ficha y expediente digital, portal del colaborador | US$4,90 por colaborador al mes, mínimo 50 colaboradores |
| Growth | Todo Core, más desempeño, clima, journeys y canal ético | US$5,90 por colaborador al mes, mínimo 75 colaboradores |
| Enterprise | Todo Growth, más firma electrónica, reclutamiento, SSO con Microsoft y multiempresa | US$6,90 por colaborador al mes, mínimo 100 colaboradores |
Ejemplo: con 100 colaboradores en Core: 100 × US$4,90 = US$490 al mes, antes de descuentos. El pago anual tiene 15% de descuento. Consulta los valores vigentes en planes y precios.
Preguntas frecuentes sobre el calendario de vacaciones
¿Cómo hago un calendario de vacaciones para mis empleados?
Reúne en una sola vista las vacaciones, licencias, ausencias y feriados de todo el equipo, escribe la política de vacaciones, define cuántas personas pueden faltar a la vez en cada área y pide que todas las solicitudes lleguen por un único canal con aprobación del líder.
¿Quién decide cuándo se toman las vacaciones?
En general, la empresa fija la fecha dentro de los plazos de cada ley y la avisa con anticipación: al menos 30 días en Argentina y 15 días en Colombia y Paraguay. En Chile la persona con hijos menores de 14 años tiene preferencia en las vacaciones escolares si lo pide con 30 días.
¿Se pueden fraccionar las vacaciones?
Depende del país. Argentina permite acordar tramos de al menos 7 días; Chile, fraccionar lo que exceda de 10 días hábiles; Colombia exige al menos 6 días hábiles continuos al año; México, al menos 12 días continuos, y Paraguay, fracciones de 6 días hábiles como mínimo a pedido de la persona.
¿Qué diferencia hay entre vacaciones y licencias?
Las vacaciones son el descanso anual pagado que se acumula por antigüedad. Las licencias son ausencias por un motivo puntual, como enfermedad, nacimiento o matrimonio, y suelen requerir un comprobante. Conviene verlas en el mismo calendario porque las dos dejan un puesto sin cubrir.
¿Cuántas personas pueden estar de vacaciones al mismo tiempo?
Lo define tu empresa según la cobertura que necesita cada área. Una regla práctica es fijar un máximo de ausencias simultáneas por equipo o puesto clave y que el líder la revise en el calendario antes de aprobar cada solicitud.
¿HOLO Humanos calcula los días de vacaciones según la ley de mi país?
No. HOLO Humanos no trae reglas legales por país ni calcula los días que marca cada ley. Registra las solicitudes de vacaciones y licencias, su aprobación y el calendario del equipo; los días que corresponden por ley o convenio conviene validarlos con tu asesor laboral.
Un calendario que se mira antes de aprobar
Las vacaciones se superponen cuando cada pedido se aprueba sin ver el resto. Con una sola vista, una política escrita y una regla de cobertura, el líder decide rápido y el equipo planifica con tiempo.
Contenido elaborado por el equipo HOLO Humanos. Información orientativa, no asesoramiento legal: la normativa se cita según los textos oficiales consultados el 22 de octubre de 2026, puede cambiar y los convenios pueden fijar otras reglas.
Lecturas relacionadas: control de vacaciones de empleados en México · control de asistencia en Argentina · cómo dejar Excel en RR.HH. · software de control de asistencia
Publicado por el equipo de HOLO Humanos. Contenido orientativo para la gestión de talento; no constituye asesoramiento laboral o legal.
