Matriz para evaluar software de RR.HH.
Una matriz de evaluación de software de RR.HH. sirve para comparar proveedores con criterios ponderados según tu operación, no con una lista genérica de funcionalidades. Esta plantilla incluye 33 criterios agrupados en nueve categorías, las 13 preguntas para la demo y el cálculo de costo total a tres años, que es el número realmente comparable entre propuestas.
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Matriz de evaluación de software de RR.HH.
Casi todos los procesos de selección de software de RR.HH. empiezan igual: alguien arma una lista de funcionalidades, se la manda a cuatro proveedores y todos responden que sí a todo. La matriz devuelve empates y la decisión termina tomándose por precio o por simpatía comercial.
El problema no es la matriz: es qué se pone dentro. Esta plantilla parte de tres principios distintos.
- Se puntúa lo que se vio, no lo que se prometió. Un criterio que el proveedor no pudo demostrar en vivo se puntúa cero, no se deja en blanco. Es la única forma de que el resultado refleje la demo y no el discurso comercial.
- Los pesos son tuyos. Tiempos y asistencia pesa muy distinto en una operación con turnos rotativos que en un corporativo de oficina. La hoja de ponderación se ajusta antes de puntuar nada.
- El costo comparable es a tres años, no por colaborador. El precio de lista casi nunca explica la diferencia entre dos propuestas. La explican la implementación, la migración, las integraciones y el incremento anual.
Qué contiene el archivo
| Hoja | Para qué sirve |
|---|---|
| Instrucciones | Escala de puntaje, qué celdas son editables y en qué orden trabajar las hojas. |
| Ponderación | Nueve categorías con peso ajustable y una nota que explica cuándo subirle el peso a cada una. Valida que la suma dé 100%. |
| Evaluación | 33 criterios agrupados por categoría, con columnas para hasta cuatro proveedores y escala validada de 0 a 3. |
| Preguntas demo | Las 13 preguntas para hacer en la demo, con espacio para registrar la respuesta textual de cada proveedor. |
| Costo 3 años | Suscripción con incremento anual, pagos únicos y el costo mensual efectivo por colaborador, que suele diferir bastante del precio de lista. |
| Resumen | Puntaje por categoría, puntaje ponderado total, costo a tres años y costo por punto de encaje. Todo calculado. |
Los criterios que más discriminan
De los 33, hay cinco que en la práctica separan a los proveedores. Vale la pena mirarlos con más atención que el resto.
- Integración con tu nómina actual, nombrada explícitamente. Si la respuesta es «exportamos un Excel», la integración no existe: existe un proceso manual con otro nombre.
- Exportación del registro de jornada individual en formato exhibible. Pídelo ejecutado en la demo, no descrito. En varios países de la región dejó de ser una comodidad para ser una obligación.
- Constancia de conservación emitida por un tercero acreditado. Es lo que aporta fecha cierta e integridad verificable a un documento firmado. No es lo mismo que «tiene validez legal».
- Multiempresa con conservación de antigüedad. Si tu grupo tiene más de una razón social, este criterio decide más que la mitad de la matriz.
- Portabilidad de datos al terminar el contrato. Formato, plazo y costo, por escrito. Es el criterio que menos se revisa y el que más se lamenta.
Cómo leer el resultado
La matriz ordena la conversación interna, no decide por ti. Si dos proveedores quedan a menos de cinco puntos de diferencia, el puntaje no está discriminando: en ese caso decide con la referencia de cliente de tu tamaño y sector, y con quién resolvió mejor tu caso más complicado en la demo.
Y si un proveedor gana por mucho pero su costo por punto de encaje es el doble que el del segundo, esa es exactamente la conversación que hay que llevar al comité, con la hoja de resumen adelante.
Preguntas frecuentes
¿Puedo usar la plantilla con menos de cuatro proveedores?
Sí. Deja las columnas sobrantes vacías; las fórmulas devuelven cero y no afectan la comparación.
¿Cómo defino los pesos de cada categoría?
Cada categoría trae una nota que explica cuándo subirle el peso. La regla general: sube el peso de la categoría donde está el dolor que originó el proyecto, y ponle 0% a lo que hoy ya tienes resuelto.
¿Qué hago si un proveedor no responde una de las 13 preguntas?
Regístralo tal cual en la hoja de preguntas. Una respuesta evasiva a la pregunta de portabilidad o a la de referencias de cliente es información, no un vacío.
¿La matriz sirve para renovar un contrato existente?
Sí, y es un buen uso. Puntúa a tu proveedor actual en una columna y a dos alternativas en las otras. El ejercicio suele revelar que la insatisfacción está concentrada en dos categorías, no en todo.
¿Es editable?
Completamente. Las celdas editables tienen fondo amarillo y texto azul; el resto contiene fórmulas. Puedes agregar criterios propios respetando el nombre exacto de la categoría en la columna B, para que el resumen los sume.
Plantilla de uso libre. Los criterios legales de firma electrónica y conservación documental varían por país; valida con tu asesor legal lo que aplique a tu caso.
Cómo usar la matriz con HOLO Humanos
Si HOLO Humanos está en tu lista corta, no cambies la escala ni los pesos para evaluarnos. Usa exactamente los mismos 33 criterios y las mismas 13 preguntas que aplicarás a los demás proveedores.
- Trae tres casos reales: uno simple, uno con excepción y uno que hoy no resuelves bien.
- Pide que se ejecuten en vivo sobre la plataforma.
- Puntúa cero aquello que no pueda demostrarse.
- Compara costo total a tres años, no solo precio unitario.
Como referencia pública, HOLO Humanos comienza desde US$3,90 por colaborador/mes. Compara también mínimos mensuales, implementación e integraciones.
Ver el resto del plan en el centro de recursos.