Registro electrónico de jornada: lo que la STPS te va a pedir en 2027 y casi nadie tiene listo
La reforma a la Ley Federal del Trabajo publicada el 1 de mayo de 2026 obliga a los patrones en México a registrar electrónicamente la jornada de cada persona trabajadora, con horario de inicio y finalización, y a entregarla a la autoridad cuando la requiera. La obligación y sus sanciones rigen desde el 1 de enero de 2027.
Casi toda la conversación pública de este año se concentró en la reducción de 48 a 40 horas. Es entendible: es el titular. Pero para el área de Recursos Humanos, la reducción de jornada es un problema de planificación que se resuelve con tiempo, y el registro electrónico es un problema de infraestructura que se resuelve con presupuesto y proyecto. Uno se puede escalonar hasta 2030. El otro tiene una sola fecha.
Esta guía cubre qué dice exactamente la norma, qué se sabe y qué todavía no se sabe, cuánto cuesta incumplir y qué hacer con los meses que quedan.
Qué exige exactamente la reforma y desde cuándo
Conviene separar dos decretos que suelen confundirse.
El 3 de marzo de 2026 se publicó en el Diario Oficial de la Federación la reforma constitucional a las fracciones IV y XI del apartado A del artículo 123. Esa es la que fija el principio: la jornada máxima semanal baja de 48 a 40 horas sin reducción de sueldos, salarios ni prestaciones.
El 1 de mayo de 2026 se publicó el decreto que reforma la Ley Federal del Trabajo y aterriza el principio en obligaciones concretas. Reforma los artículos 59, 61, 66, 68, 69 y el segundo párrafo del 71; adiciona un segundo párrafo al artículo 58, la fracción XXXIV al artículo 132 y la fracción IV Bis al artículo 994; y deroga el segundo párrafo del artículo 67. El texto consolidado está disponible en la Cámara de Diputados.
De todo ese paquete, la disposición que cambia la operación diaria del área es la nueva fracción XXXIV del artículo 132, que incorpora entre las obligaciones del patrón la de registrar de manera electrónica la jornada laboral de cada persona trabajadora, incluyendo el horario de inicio y finalización, y proporcionar esa información a la autoridad laboral cuando le sea requerida.
El calendario que importa
| Periodo | Jornada semanal máxima | Qué pasa con el registro electrónico |
|---|---|---|
| 1 may – 31 dic 2026 | 48 horas | Periodo de ajuste. La obligación aún no es exigible. |
| Desde 1 ene 2027 | 46 horas | Obligación exigible y sanciones vigentes. Entran en vigor las disposiciones generales de la STPS. |
| Desde 1 ene 2028 | 44 horas | Obligación vigente. |
| Desde 1 ene 2029 | 42 horas | Obligación vigente. |
| Desde 1 ene 2030 | 40 horas | Obligación vigente. |
Los meses que corren entre mayo y diciembre de 2026 son, en el texto del propio decreto, un periodo de ajuste para que empresas y personas trabajadoras adapten sus procesos. No es una prórroga ni una zona gris: es el tiempo que el legislador consideró suficiente para que una empresa cambie sus sistemas de control de asistencia. Cuando termine, la obligación es plena.
Lo que todavía no está definido
Aquí conviene ser precisos, porque buena parte del contenido que circula afirma requisitos técnicos que la norma no establece.
La LFT dice qué hay que registrar. Corresponde a la Secretaría del Trabajo y Previsión Social emitir las disposiciones de carácter general que determinen el ámbito de aplicación y las excepciones a la obligación. Esas disposiciones entran en vigor junto con la obligación, el 1 de enero de 2027, y al día de hoy no están publicadas.
Esto tiene una consecuencia práctica: cualquier proveedor que hoy asegure que su solución «cumple con los lineamientos de la STPS» está afirmando algo que nadie puede afirmar todavía. Lo razonable es preparar la infraestructura para lo que la ley ya exige de forma expresa, y elegir una solución con capacidad de adaptarse cuando se publiquen las reglas técnicas. La flexibilidad del sistema importa más hoy que su lista de funcionalidades.
Qué debe contener el registro para ser válido
El texto legal es breve: registro electrónico de la jornada de cada persona trabajadora, con horario de inicio y finalización, disponible para la autoridad cuando lo requiera. A partir de ahí, hay tres condiciones que se desprenden del resto del marco laboral y que conviene tratar como requisitos, aunque la STPS todavía no las detalle.
Individualidad. El registro es por persona, no por área ni por turno. Un archivo consolidado que muestre que el turno de la mañana entró a las 7:00 no acredita nada respecto de una persona en particular.
Trazabilidad. El registro debe permitir saber quién lo generó, cuándo y si fue modificado después. Un asiento que se puede alterar sin dejar rastro tiene poco valor probatorio, porque no permite distinguir entre el dato original y una corrección posterior.
Conservación y exhibición. El artículo 804 de la LFT ya obligaba al patrón a conservar los controles de asistencia y exhibirlos en juicio. La reforma agrega la obligación de entregarlos a la autoridad cuando lo requiera. En la práctica, el sistema debe poder exportar el registro de una persona, para un periodo determinado, en un formato legible y en un plazo razonable.
El detalle que casi nadie está cubriendo
El decreto establece que el contenido del registro electrónico hará prueba plena si se acredita que fue acordado entre la persona trabajadora y la empleadora. Es decir: la fuerza probatoria del registro no depende solo de la tecnología, sino de que exista constancia del acuerdo sobre el mecanismo de registro y sobre la distribución de la jornada.
La implicación operativa es directa: implementar el sistema no basta. Hay que documentar la aceptación del colaborador, y ese documento debe quedar en el expediente, no en un correo suelto.
Un último punto que no es requisito legal pero sí operativo: el registro tiene que reflejar la realidad. Un sistema que registre puntualmente la entrada teórica de todos los turnos, todos los días, sin variación, no es un registro de jornada. Es una simulación, y en un litigio se comporta como tal.
Cuánto es la multa y cómo se calcula
La sanción está en la nueva fracción IV Bis del artículo 994 de la LFT: al patrón que incumpla con la obligación de la fracción XXXIV del artículo 132 se le impone una multa de 250 a 5.000 Unidades de Medida y Actualización.
Con el valor de la UMA vigente desde el 1 de febrero de 2026, de 117,31 pesos diarios, el rango en pesos es el siguiente.
| Supuesto | UMA | Equivalente aproximado |
|---|---|---|
| Sanción mínima | 250 | $29.327,50 |
| Sanción máxima | 5.000 | $586.550,00 |
La multa se gradúa según la gravedad del incumplimiento y las circunstancias del caso. Y hay un detalle que conviene tener presente al presentar el caso de negocio: en materia laboral las sanciones suelen aplicarse por centro de trabajo, de modo que una empresa con varias sedes no enfrenta una multa, sino una por cada una que resulte observada.
El riesgo que cuesta más que la multa
Si el caso de negocio se arma solo con el monto de la sanción, se está subestimando la exposición real por un factor considerable.
El artículo 805 de la LFT establece que si el patrón no exhibe los documentos que el artículo 804 le obliga a conservar —entre ellos los controles de asistencia—, se presumen ciertos los hechos alegados por el trabajador.
Traducido a una demanda por horas extras: si un colaborador reclama que trabajó doce horas diarias durante dos años y la empresa no puede exhibir un registro que demuestre lo contrario, la carga probatoria juega en contra del patrón. La empresa no discute el número; parte de él.
Esa es la cifra que hay que llevar al comité. Una demanda individual por horas extras reclamadas durante un periodo prolongado, sin registro que la contradiga, puede superar por sí sola la multa máxima. Y las demandas laborales rara vez llegan de a una.
Por qué un Excel no sirve como evidencia
Es la objeción más frecuente en las reuniones de presupuesto: la ley dice «electrónico», y una hoja de cálculo es un archivo electrónico.
Formalmente es cierto. Operativamente no resuelve el problema, y conviene entender por qué antes de defender esa posición ante un inspector o ante un tribunal.
Un Excel no acredita cuándo se capturó el dato. El registro de una entrada a las 8:03 puede haberse escrito ese día a las 8:03 o el viernes siguiente, cuando alguien completó la semana de memoria. El archivo no distingue entre ambos casos, y esa distinción es exactamente lo que da valor probatorio a un registro de asistencia.
Un Excel no conserva el original. Cualquier persona con acceso puede modificar una celda y guardar. No queda versión anterior, ni autor del cambio, ni fecha. Frente a una controversia, un documento que cualquiera pudo alterar sin dejar huella tiene un peso muy distinto al de un asiento con marca temporal y bitácora de cambios.
Un Excel no se puede exhibir en el plazo que exige una inspección. Cuando la autoridad requiere el registro de una persona para un periodo determinado, la empresa que trabaja con planillas dispersas por sede y por mes tarda días en consolidar lo que un sistema resuelve en minutos. Y en una inspección, la demora en exhibir se registra.
Un Excel no soporta la escala del cambio. La reforma no solo obliga a registrar: también reconfigura el tiempo extraordinario. El decreto establece un régimen con bloques diferenciados de pago, un tope adicional de cuatro horas semanales que obliga a pagar un 200% más sobre el salario de la jornada ordinaria, y un límite absoluto de doce horas diarias sumando jornada ordinaria y extraordinaria. Controlar simultáneamente el tope semanal, el tope diario, la distribución permitida y el recargo por exceso es un problema de reglas que una hoja de cálculo compartida no gestiona sin errores.
La conclusión no es que Excel sea malo. Es que fue diseñado para calcular, no para constituir prueba.
Qué revisa un inspector de la STPS y en qué orden
Las disposiciones específicas para esta obligación se publicarán junto con su entrada en vigor. Lo que sí se puede anticipar es la lógica con la que operan las inspecciones laborales hoy, que es la que se aplicará al nuevo supuesto. Una inspección ordinaria sigue una secuencia bastante estable.
- Presentación de la orden de inspección y acreditación del inspector. Se levanta acta desde el primer minuto.
- Solicitud de documentación general del centro de trabajo: registro patronal, plantilla, contratos y reglamento interior.
- Requerimiento de los controles de asistencia para personas y periodos determinados. Aquí entra el nuevo supuesto, y es donde la capacidad de exhibir en el momento pesa más que la calidad del sistema.
- Cotejo contra otros elementos: recibos de nómina, pago de tiempo extraordinario, horarios pactados en contrato y jornadas declaradas.
- Entrevistas a personas trabajadoras seleccionadas por el inspector.
- Cierre del acta con las observaciones y, en su caso, emplazamiento a subsanar.
El punto crítico está en el paso 4. Un registro impecable que no coincide con lo que muestran los recibos de nómina es peor que no tener registro, porque acredita la discrepancia con la firma de la propia empresa. Por eso la preparación no es solo tecnológica: exige que el sistema de asistencia y el proceso de nómina lean la misma información. Es también la razón por la que conviene que los reportes operativos salgan de la misma fuente de datos que la operación diaria.
Los seis pasos para llegar preparado a enero de 2027
Quedan unos cinco meses de periodo de ajuste. Es tiempo suficiente si el proyecto arranca ahora, y ajustado si arranca en octubre.
- Levantar el mapa real de cómo se registra hoy. No el procedimiento documentado: el real. Por sede, por tipo de personal y por turno. En la mayoría de las empresas medianas conviven tres o cuatro métodos distintos —reloj biométrico en planta, planilla firmada en sucursales, confianza en oficinas, nada en campo— y ninguno conversa con los demás. Este levantamiento define el alcance del proyecto y suele ser el paso que más sorpresas produce.
- Identificar la población de mayor exposición. Personal con turnos rotativos, jornada nocturna o mixta, trabajo en campo y personal de confianza con horarios difusos. Son los perfiles donde el registro es más difícil de operar y donde se concentran los reclamos por horas extras.
- Revisar los instrumentos contractuales y documentar el acuerdo. El nuevo segundo párrafo del artículo 58 permite pactar la distribución de la jornada de común acuerdo, y el valor probatorio pleno del registro depende de que ese acuerdo esté acreditado. Contratos individuales, reglamento interior y contratos colectivos donde existan deben reflejar la jornada real y el mecanismo de registro, y la constancia debe vivir en el expediente digital de cada colaborador, no en un correo suelto.
- Definir la política de horas extra antes de automatizarla. Quién autoriza, con qué antelación, con qué tope y qué pasa cuando se excede. Automatizar una política que no existe produce un sistema que registra el desorden con mayor precisión. La secuencia correcta es política primero, configuración después.
- Elegir un sistema que registre, no solo que cheque. El requisito operativo no es capturar la entrada: es conservar el asiento con marca temporal, mantener bitácora de modificaciones, aplicar las reglas de tope diario y semanal, alertar antes de que se exceda el límite y exportar el registro individual por periodo en un formato exhibible. Súmese el control de accesos y la auditoría de quién consultó o modificó qué: si el registro va a servir como prueba, la trazabilidad de la plataforma es parte del requisito. Y como las reglas técnicas de la STPS todavía no existen, la capacidad de reconfigurarse sin un nuevo proyecto es un criterio de selección, no un extra.
- Correr un periodo en paralelo antes de diciembre. Al menos un mes completo con el sistema nuevo operando junto al método actual, cotejando ambos contra la nómina del periodo. Es el único modo de descubrir los casos que ningún levantamiento anticipa: el turno partido que nadie documentó, la sede que opera con horario distinto, el grupo de personas que nunca estuvo en el sistema.
Un proyecto de este alcance, en una empresa de entre 500 y 2.000 colaboradores con varias sedes, toma entre ocho y doce semanas de implementación efectiva. Contando la selección del proveedor y la definición de políticas, el arranque debería ocurrir en agosto o septiembre para llegar con margen a la corrida en paralelo de noviembre.
Prueba rápida: ¿tu sistema está preparado para 2027?
Antes de evaluar tecnología nueva, intenta resolver estas siete preguntas con tu sistema actual:
- ¿Puedes obtener el registro de una persona específica para un período específico en minutos?
- ¿El registro conserva inicio, finalización e incidencias de jornada?
- ¿Puedes identificar quién creó o modificó un dato y cuándo?
- ¿Conservas el histórico sin depender de archivos dispersos por sede o por mes?
- ¿Puedes documentar la aceptación del mecanismo de registro dentro del expediente del colaborador?
- ¿Puedes exportar información legible para revisión o exhibición?
- ¿El sistema puede adaptarse cuando la STPS publique el detalle técnico pendiente?
Si varias respuestas son "no", el problema no es únicamente de marcación: es de trazabilidad, conservación y capacidad de exhibición.
Cómo lo resuelve HOLO Humanos
HOLO Humanos conecta el problema descrito en esta guía con la operación diaria del área: personas, tiempos, documentos, solicitudes, aprobaciones y reportes viven sobre una misma base. La IA se incorpora dentro de los procesos para reducir búsquedas, consultas repetitivas, seguimiento y tareas administrativas; no como una función aislada.
HOLO Humanos comienza desde US$3,90 por colaborador/mes. El alcance funcional depende del plan contratado.
Preguntas frecuentes
¿Desde cuándo es obligatorio el registro electrónico de jornada?
Desde el 1 de enero de 2027. El decreto se publicó el 1 de mayo de 2026 y estableció el resto de ese año como periodo de ajuste. Las disposiciones generales de la STPS entran en vigor en la misma fecha que la obligación.
¿Qué artículo de la LFT establece la obligación?
La fracción XXXIV del artículo 132, adicionada por el decreto publicado en el DOF el 1 de mayo de 2026. La sanción por incumplimiento está en la fracción IV Bis del artículo 994.
¿Cuál es la multa por no llevar el registro?
De 250 a 5.000 UMA. Con el valor vigente de 117,31 pesos, equivale aproximadamente a entre 29.328 y 586.550 pesos, graduable según la gravedad y aplicable por centro de trabajo.
¿Un reloj checador biométrico es suficiente para cumplir?
Es un buen punto de captura, pero no resuelve la obligación por sí solo. La norma exige registrar, conservar y poder entregar la información a la autoridad. Un terminal que captura sin un sistema que conserve, controle cambios y permita exhibir el registro individual deja la obligación cumplida a medias.
¿El registro electrónico hace prueba plena por sí mismo?
No de forma automática. El decreto condiciona la prueba plena a que se acredite que el contenido del registro fue acordado entre la persona trabajadora y la empleadora. Por eso conviene documentar el acuerdo y conservarlo en el expediente.
¿Aplica a personal de confianza y a quienes trabajan a distancia?
El texto legal se refiere a cada persona trabajadora, sin distinción. El ámbito de aplicación y las excepciones serán precisados por la STPS en sus disposiciones generales. Hasta que se publiquen, lo prudente es planificar la cobertura de toda la plantilla.
¿Qué pasa si no puedo exhibir los registros en un juicio?
El artículo 805 de la LFT establece que si el patrón no exhibe los documentos que el artículo 804 le obliga a conservar, se presumen ciertos los hechos alegados por el trabajador. En reclamos por horas extras, esa presunción suele pesar más que la multa administrativa.
¿Conviene esperar a que la STPS publique las reglas técnicas?
No, por una razón de calendario: las reglas entran en vigor el mismo día que la obligación. Esperar deja cero tiempo de implementación. Lo razonable es preparar procesos e infraestructura ahora sobre lo que la ley ya exige de forma expresa, y elegir una solución que se pueda ajustar cuando el detalle se publique.
Este contenido tiene carácter informativo y no constituye asesoría legal. Para decisiones sobre casos concretos, consulta con tu asesor laboral.
El registro es solo una parte del cambio
Si tu empresa todavía opera con jornadas superiores a 40 horas, además de preparar el registro electrónico conviene dimensionar el impacto de la reducción progresiva sobre capacidad, personas equivalentes y costo laboral.
Calcula el impacto de la jornada de 40 horas → cuántas horas tienes que redistribuir en cada etapa del calendario 2027–2030 y qué impacto tiene en tu costo laboral.
Y si hoy la asistencia y las incidencias todavía se llevan en hojas de cálculo, la obligación de 2027 es el momento de revisar ese esquema: un archivo que cualquiera pudo editar sin dejar rastro tiene poco valor probatorio. Lo desarrollamos en cómo dejar Excel en RR.HH. sin romper la operación.
